我馆储存着广州市民国时期至今大半个世纪近30万卷档案，这些档案在广州市规划建设、党风建设、法制建设、城管工作、编史工作中发挥着举足轻重的作用。

　　2002年广州市城市规划局机构改革后统一由一个窗口对外服务，每年产生的数千档案不再由市规划局各处室整理完毕后集中移交，而是由市规划局综合处将各业务处室办结的档案随结随交。随着档案进馆时间的大大缩短，伴之而来的是档案流动管理量的大大增加。

　　在目前状况下，我们要面对建国50余年来几十万卷档案、面对市规划局在城市规划历史长河中沉积的数十种发文号、面对我馆几次更改分类大纲后在案卷上留下的种种痕迹、面对适合新案需要而制定的诸多新分类号，每天要迎接数百卷新案入库、将数百卷需利用档案拿进拿出，大家不停息地忙碌着，然而，听错、看错、写错、拿错、录入错、放错时时在发生。为了使档案的利用工作也能与时俱进，适应当前工作的需要，用更科学的方法改变档案的流通管理手段迫在眉睫！

 

　　一、档案流动管理--面临困境

　　目前我馆档案的流动过程包括：市规划局与我馆之间的流动和市规划局内部的流动。在流通过程中，档案在市规划局与档案馆之间的流动是一个循环，就像人体的循环系统一样，可称之为体循环，也就是大循环；档案在市规划局内的流动可称之为肺循环，也就是小循环。

　　小循环中可能出现的问题：1、在市规划局内办案过程中，档案不能保证一直停留在借案人的手上，转到谁人之手没有信息反馈，使档案去向进入相对盲区，进入盲区的时间过长就有可能被借阅者遗忘，造成档案遗失，历史上已确认遗失的档案就有数十卷。2、办案人员工作忙，几个人所需的案卷委托一个人来借，拿回处室一分发，借案人已不知每卷档案去向。3、市规划局处室几个人办理完的案卷，委托一个人来归还，一个处室几十人，服务部要费时费力去查找借出的登记来注销。

　　大循环中可能产生的问题：1、档案借出、归还要一一交接，多人同时借还案交接时，稍乱就会出错。2、要掌握档案去向我们目前的做法是将进出馆的案卷号及利用人的信息及时录入，每日进出档案馆的案卷数量不下100卷，人工键盘录入就要敲100次；同一卷案被借了几十次，它就要被重复敲入几十次；档号文号门类众多，稍一疏忽就出错。3、借出量大时，案卷号不能及时录入，归还时就不能注销，影响下一环节的工作。4、借出环节出错，还案时注销不了，若盲目补输入其内容，造成计算机内留着该注销而未注销的空记录，日积月累，错误会积水成灾。5、还案时要面对数页纸的登记一条条找来注销，明显效率低下。

　　出错的形式累计数十种，不慎出现的每一小错，都将带来诸多的麻烦，导致事倍功半。如此状态令我们的工作不能进入良性循环，远远不能适应目前大量档案流通管理的要求。

 

　　二、条码技术--无形助手

　　科技的发展带我们走入自动识别时代，条形码技术属于自动识别范畴。它是随着电子技术的进步，尤其是计算机技术在现代化生产和管理领域中的广泛应用而发展起来的一门实用的数据输入技术。它研究如何把计算机所需要的数据用一种条形码来表示，以及如何将条形码表示的数据转变为计算机可以自动采集的数据。条形码功能强大，输入方式具有速度快、准确率高、可靠性强等特点，在商品流通、工业生产、仓贮标证管理、信息服务等领域获得了广泛的应用。

　　人们日常所见印刷在商品包装上的条码，是普通条码，即一维条码，一维条码只是在一个方向（一般是水平方向）表达信息，它存在信息容量小、条码尺寸相对较大、空间利用率较低、条码遭到损坏后便不能阅读等缺点，随着计算机科学、图像识别处理技术和编码理论的发展，二维条码技术的开发作为未来的自动识别新技术而得到更大发展。

　　二维条码是用某种特定的几何图形按一定规律在平面（二维方向上）分布的黑白相间的图形记录数据符号信息的，其特点有：

　　二维条码不仅可以像一维条码那样用在一般产品上，其应用深度和广度将在条码技术发展中起着重要的更新换代作用。它是一种便携式数据文件，是实现大容量、高可靠性信息自动存储、携带并可用机器自动识读的理想手段。它的应用范围广泛，可靠性强，易于图像处理系统识读等优点以及现实产品识别的需要，近年来备受国内外学者专家的关注。总之，条形码是一种可印制的机器语言，是一种信息储存仓，它的应用大大加快了各种流通管理的现代化的进程。

 

　　三、使用条码技术--迎接流通管理质的飞跃

 

　　档案流向的信息必须进入计算机才能快速掌握，我们可将档案信息如档号、文号、相关文号、案卷题名（甚至审核书内容与图纸）、案卷盒数、存放地点等编成一个条码，打印在案卷封面及档案盒上，使用手持或固定扫描器，输入速度是手工输入的几十甚至上百倍，效率不可同日而语，准确度更是不容置疑，它的差错率可达百万分之一以上，这是任何手工操作只能望洋兴叹、可望而不可及的。

快速进行档案的借还交接、简化手续

　　档案在借出、使用、归还过程中，涉及一系列问题，如：需要提供多少卷档案、被提供的档案是否准确、有无相关的文号、档案经谁手调出、由谁借走、取走的时间、何时何人归还、经谁手归还等。借出时要一一登记，归还时要一一注销，看错写错屡见不鲜，有时要查一卷归还时注销不了的档案，我们要将各单位十几个借案登记本一本一本一页一页去查找，花费了几个小时的时间，才有可能找到这条记录。解决上述问题，用识别器及计算机处理系统通过核实、存储档案案卷、利用人、借出、归还经手人各自的条码内容即可完成档案借出和归还的交接手续，交接内容可以像银行存取款和超市购物一样自动打印出有日期小条，签名认可后存查。这样完成的档案由借出到归还的管理和统计，方便、快捷、准确，极大提高效率和管理水平。

 

　　全面快速提取信息

　　目前我们花很多时间在流通管理库内输入的内容，仅只限于档案借与还的信息。在我们催交过期未还档案的时候，市规划局处室的借案人员都来查询被催还的档案是什么内容？我们只能一一将档号输入到另一个数据库去检索，耗时耗力，而条码中存储的信息，足以使一张催还单上提示借案时间及案卷内容等所有信息，这些信息有利于办案者对办案过程的提醒与回顾，查到档案的流向，有利于保证档案的安全。

　　在2002年的档案被确定采用立小卷的原则后，市规划局办案者提出了一些问题：一是他们要花许多时间找出一个规划建设项目的所有文号，让建设单位提供文号时，有的单位只提供对自己有利的文号，有可能影响了他们办案的准确。二是办一件案他们要借太多卷档案，很麻烦、很费时也很容易丢失。为此，他们甚至提出像以前那样将所有小卷并案。在我们的实际工作中，可将一个项目的档案实物分开小卷保管，同时可将一个项目所有小卷的案卷条码放在一起，建立条码项目级目录，全面提供项目信息，满足利用需求。

　　人们对信息获取的要求是全面、直接、迅速、准确。条形码的尽快应用将进一步加速和满足利用者对获取信息的种种愿望。

 

　　减少取案、放案的错误发生

　　我馆库存几十万卷档案，其中档号、封面相似的太多，当我们拿着档号去库房调案和还案时，很多时候都不能快速准确反应出该档号在五个楼层八间大库房二十几组密集架中放在哪一组？哪一列？哪一节层？而旧案与新案中有重复档号暂时未改过来，使档号已不能成为快速准确地还案上架的最优标识，而条形码中存放地点的信息将成为档案快速分类上架的唯一标识和最好帮手，它避开人脑先思索档号再转入思索存放地点这一环节，直接按存放地点信息取放档案，改变以往常常出现的一件档案不慎放错可能会石沉大海、找回此案就好似海底捞针的尴尬局面。因为计算机每日扫描条码后储存的信息，可以快速准确地将错案发生的时间，我们到过哪一库、哪一节、哪一层等信息提示给我们，尽快锁定差错范围，条码信息无形中为我们增加了一道保护线和监督岗，令我们的寻找工作如虎添翼（其前提条件是存放地点一旦确定便不能更改）。

 

　　提供档案的跟踪与调控

　　在不久的将来，市规划局办公与档案馆连网之后，档案在办案过程中流动时，进入谁手中，只需扫描一下条码，档案流向清清楚楚，超出规定时间，我们可及时发出提示，起到督促与催办作用。使档案的流动从此走出盲区，让它无时无刻不在我们的监视中。

　　总而言之，条形码技术的应用将在我们梦想中的档案借阅自动传输系统中大显身手，起到主力军作用，大大提高数据采集和信息处理的速度，减少人力、提高工作效率，为档案管理的科学化和现代化做出大贡献。

　　档案利用是档案价值的体现，高科技手段的档案利用将把档案价值更加充分地体现出来。运用条形码技术是档案流通管理工作的当务之急，尽快地使用这种自动识别技术刻不容缓，我馆对此技术的引进已在筹备之中，它的使用将为我馆的档案管理工作铺开一条阳光大道。