| 我们都这样管理档案： |
- 出入库：采用纸质或Excel方式记录，以便了解出入库情况。
- 存放：业务不断增长，历史档案随之增加，建设超大物理空间用于存放档案。
- 利用：借阅归还采用纸质或Excel方式记录，以便规范管理。
- 管理：采用Excel建立档案列表，方便统计；采用人工方式对档案进行清查核对。
- 电子化：为便于利用，将档案全部扫描成图像文件后，放到单位的服务器上，共享方式查看。
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| 我们都知道问题所在： |
- 出入库：这个简单，没什么问题。
- 存放：
大量的业务，需要若干阶段（几个月、几年甚至几十年）才能完成。
为便于查找，需要将这些阶段的档案都放到一起，只好在摆放档案时预留空位，导致存放空商更加紧张；
为节约空间，可以按档案产生时间的顺序存放，但查找时又非常不便；
大量过期档案，既没有多少保留价值，又不便随意处理，真有点“食之无味、弃之可惜”。
- 利用：
借阅管理不足，纸质的借阅登记，一是查询困难，二是对于很多快速查看者（看几分钟的），现实条件中纸质借阅登记形同虚设，三是对档案控制困难，借出和归还容易出现档案缺失；
珍贵历史档案，频繁的查看可能会形成破坏。
- 管理：
查询统计时，每次通过Excel进行，操作复杂且相对专业；
清查核对时，需要大量人工进行核对，此时纸质借阅登记的缺点暴露的清清楚楚：需要一卷卷核对到底是缺失了还是借出去了。
- 电子化：
电子化方便了我们的查看，解决了过期档案的存放问题，这很好。但如何记录何时何时人看过哪些档案呢？如果有涉秘档案，如何控制查看的权限呢？ |
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| 利用乐高iDCM系统，我们可以做得更好： |
- 出入库：通过系统进行登记导入，可单个也可批量。
- 存放：
入库时对档案进行位置编码，无论如何存放，都可以快速方便的查找定位；
利用乐高RFID技术，可以实现对档案的精确定位。
- 利用：
借阅管理电子化登记。
针对电子化档案，实现远程借阅、远程审批、到期自动终止借阅；
针对实物档案，利用乐高RFID或二维条码技术，无需人工输入，借助扫描设备，轻松完成借阅及归还登记；
充分利用电子化档案，减少对珍贵档案的破坏。
- 管理：
查询方便，系统提供多种条件，可以方便组合；
统计简单，设定好不同的统计条件，可以简单快速的给出统计结果和明细；
清查核对，利用乐高RFID或二维条码技术，通过手持终端设备，快速完成对档案的收集，通过与借阅登记信息进行比对，系统自动给出档案清查核对的结果：哪些档案丢失了、哪些档案被借出不在库了。
- 电子化：
采用完整的权限控制管理手段，可以将每一卷电子化档案的查阅权限精确控制到对应的人、组织；
针对政府等机构，还可以分为内、外部人员的不同方式进行借阅，使公众可以通过机构提供的查询渠道（办事大厅、互联网）查阅关注的档案。 |
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iDCM档案条码管理系统 